Wer einen BPMN-Prozess betrachtet, sieht auf den ersten Blick klar, wer für eine Aktivität zuständig ist: Die Swimlane zeigt es. Doch diese Klarheit ist oft trügerisch. Dahinter stecken Rollen, die genehmigen müssen, Rollen, die ihr Fachwissen einbringen, und Rollen, die informiert werden wollen — ohne dass das im Diagramm erkennbar wäre. Hier setzt RASCI an.
Was Lanes in BPMN wirklich abbilden
Swimlanes und Pools in BPMN dienen dazu, Aktivitäten einer Rolle oder Organisationseinheit zuzuordnen. Eine Task, die in der Lane Teamleitung liegt, signalisiert: Diese Rolle führt die Tätigkeit aus. Das entspricht dem R in RASCI — der Responsibility, also der ausführenden Verantwortung.
In der Praxis wird diese Zuordnung häufig als vollständige Beschreibung der Beteiligung missverstanden. Prozessbeteiligte lesen ein Modell und schließen daraus, dass nur die in der jeweiligen Lane stehende Rolle involviert ist. Das stimmt selten.
Typische Fragen, die ein BPMN-Modell unbeantwortet lässt:
- Wer muss eine Freigabe erteilen, bevor die nächste Aktivität starten darf?
- Welche Fachstelle liefert notwendige Informationen, ohne selbst aktiv zu werden?
- Wer will wissen, wenn ein bestimmter Schritt abgeschlossen ist?
Diese Fragen beantworten Lanes nicht. RASCI schon.
Was bedeutet RASCI — und was ist RACI?
RASCI ist ein Akronym, das fünf Beteiligungsformen unterscheidet. In der verbreiteten Kurzform RACI fehlt das S für Support. Beide Varianten sind gebräuchlich, wobei RACI die einfachere Einstiegsversion darstellt. Ob der Support explizit ausgewiesen wird, hängt davon ab, wie differenziert die Organisation Rollen beschreiben möchte.
| Kürzel | Begriff | Bedeutung |
|---|---|---|
| R | Responsible | Die Rolle, die eine Aktivität tatsächlich ausführt. Pro Aktivität sollte es genau eine R-Rolle geben. |
| A | Accountable | Die Rolle, die die Gesamtverantwortung trägt und das Ergebnis absegnet. Nur eine A-Rolle je Aktivität. |
| S | Support | Eine Rolle, die aktiv mitarbeitet oder Ressourcen bereitstellt, aber nicht Hauptverantwortliche ist. (Nur in RASCI, nicht in RACI.) |
| C | Consulted | Eine Rolle, die vor oder während der Aktivität um Rat gefragt wird. Kommunikation ist hier bidirektional. |
| I | Informed | Eine Rolle, die über das Ergebnis oder den Status informiert wird. Kommunikation ist hier einseitig. |
Eine Aktivität kann gleichzeitig mehrere dieser Beteiligungsformen aufweisen — zum Beispiel eine R-Rolle, eine A-Rolle und zwei I-Rollen. Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Was im BPMN-Modell verborgen bleibt
Nehmen wir eine typische Aktivität: Angebot freigeben. Im BPMN-Modell liegt sie in der Lane Vertriebsleitung. Was das Modell nicht zeigt:
- Die Geschäftsführung muss bei Angeboten über einem bestimmten Wert formal zustimmen (Accountable).
- Die Kalkulation hat Werte beigesteuert, die geprüft werden müssen (Consulted).
- Das Controlling will wissen, wenn eine Freigabe erteilt wurde (Informed).
All das ist in der Lane Vertriebsleitung nicht zu sehen. Im Tagesgeschäft funktioniert das oft auf Zuruf, über Erfahrungswissen oder etablierte Gewohnheiten. Wenn Prozesse aber neu gestaltet, digitalisiert oder auditiert werden, fehlt genau diese Information.
Eine RASCI-Ansicht macht diese impliziten Beteiligungen explizit und prüfbar.
RASCI als Ergänzung zum Prozessmodell
RASCI und BPMN schließen sich nicht aus — sie ergänzen sich. Das BPMN-Modell beschreibt den zeitlichen Ablauf und die Logik eines Prozesses. RASCI beschreibt die Rollenverteilung über alle Aktivitäten hinweg, inklusive der Beteiligungen, die im Fluss nicht sichtbar sind.
Eine sinnvolle Kombination sieht so aus:
- Der Prozess wird in BPMN modelliert. Lanes zeigen die ausführenden Rollen (R).
- Zu jeder Aktivität wird eine RASCI-Zeile erstellt, die alle Beteiligungsformen aufführt.
- Die Kombination aus Modell und RASCI-Tabelle ist die vollständige Prozessdokumentation.
Gerade in Projekten, in denen Genehmigungsstrukturen, Datenschutzanforderungen oder regulatorische Vorgaben eine Rolle spielen, ist dieser Schritt unverzichtbar. Ein BPMN-Modell allein reicht dort nicht aus.
Wann lohnt sich eine RASCI-Ansicht?
RASCI entfaltet seinen Wert besonders dann, wenn
- ein Prozess abteilungsübergreifend läuft und unklar ist, wer wo Einfluss hat,
- Freigabeprozesse dokumentiert werden müssen, etwa für Audits oder Compliance,
- eine Digitalisierung ansteht und Systeme klar wissen müssen, wen sie bei welchem Ereignis einbeziehen sollen,
- Konflikte über Zuständigkeiten bestehen, die ein Modell allein nicht auflösen kann.
In all diesen Fällen hilft RASCI, die stillen Annahmen hinter einem Prozess sichtbar zu machen, bevor sie zum Problem werden.
Lanes in BPMN zeigen die ausführende Verantwortung — das R in RASCI. Was sie nicht zeigen: wer genehmigt, wer berät, wer informiert werden muss. RASCI füllt genau diese Lücke. Wer Prozesse vollständig dokumentieren will, braucht beides: das Modell für den Ablauf, RASCI für die Rollen.