Erfolgreiche Organisationen betreiben BPM mit Zielen: Sie denken die Dokumentation von einem klaren Zielbild aus und wissen genau, warum sie einen Prozess überhaupt festhalten. Das Ziel kann dabei unterschiedlich sein — eine Zertifizierung erlangen, Prozesswissen konservieren, Prozesse automatisieren, und viele weitere. Dieses Zielbild entscheidet nicht nur über den Aufwand, sondern auch über die Methode, das Tool und den Detailgrad der späteren Dokumentation.
Warum dokumentiere ich meine Prozesse?
Oft bleibt diese Frage unbeantwortet oder wird schwammig beantwortet. Wenn ein klares Zielbild existiert, dann vereinen sich die Mitarbeitenden dahinter. Der Weg, dieses Ziel zu erreichen, beinhaltet meist nicht die Prozessdokumentation als erstes. Denn das Change-Management und die Kommunikation sind viel wichtiger. Erst wenn ich kommuniziert habe, warum ich meine Prozesse dokumentiere, wird die BPM-Initiative erfolgreich(er). Ohne dieses "Warum" erleben viele Teams Dokumentation als lästige Pflichtübung — mit einem klaren Ziel wird daraus ein nachvollziehbarer Beitrag zur eigenen Arbeit.
Warum sind BPM-Teams mit Zielen erfolgreicher?
Der Nutzen der Dokumentation steht im Fokus. Personen im Unternehmen verstehen sofort, warum sie einen Prozess dokumentieren sollen, während die meisten BPM-Initiativen Dokumentation zum Selbstzweck betreiben. Entsprechend lautet die Empfehlung, dass Unternehmen sich zunächst die Frage stellen: Warum dokumentiere ich meine Prozesse? Will ich mein Prozesswissen festhalten, um es anderen im Unternehmen zur Verfügung zu stellen? Um ein Audit zu bestehen? Um Prozessabläufe zu verbessern? Um Prozesse zu automatisieren?
Jede dieser Antworten führt zu einem anderen Vorgehen — wer beispielsweise nur ein Audit bestehen will, dokumentiert anders als jemand, der langfristig Prozesswissen im Unternehmen sichern möchte. Genau das ist der Kern von BPM mit Zielen: Das Ziel steht vor der Methode, nicht umgekehrt.
Wie erarbeite ich den Prozess?
- Ziel definieren
- Stakeholder definieren (ergibt unter Umständen bereits RACI)
- Methode auswählen
- Workshop durchführen
- Konsolidieren
- Präsentieren und Schulen
Dieser Ablauf stellt sicher, dass die Methode erst gewählt wird, wenn Ziel und Stakeholder klar sind — nicht umgekehrt. Genau dieser Reihenfolge-Fehler ist einer der häufigsten Gründe, warum BPM-Initiativen ins Stocken geraten.
Wann ist KI ein Shortcut?
Wenn Wissen bereits dokumentiert vorliegt oder ein gemeinsames Verständnis existiert, kann KI bei der Strukturierung und Konsolidierung helfen. Denn KI ist sehr effizient darin, Wissen auf die zentralen Aspekte zu destillieren. Daher kann KI dabei helfen, das vorhandene Wissen zu strukturieren und in ein Schulungsformat zu überführen. Dagegen empfehlen wir nicht, die Schritte 1, 2 und 4 durch KI zu ersetzen.
Denn Zieldefinition, Stakeholder-Auswahl und der Workshop leben von echtem menschlichem Austausch — KI kann das Ergebnis aufbereiten, aber nicht die Diskussion dahinter ersetzen.
Welche Methoden für BPM existieren?
Ziele im Prozessmanagement sind vielfältig, und für jedes gibt es oft mehrere Wege, es zu erreichen:
- Verantwortlichkeiten dokumentieren — mit RACI oder alternativ TAR / AKV (Task Authority Responsibility, Aufgaben Kompetenzen Verantwortlichkeiten).
- Wissen dokumentieren und verfügbar machen — Alternative sind Unternehmens-Wikis.
- Aktivitäten beschreiben — Standard Operating Procedures (SOP) oder Work Instructions (WI, Arbeitsanweisung).
- Sequenzabläufe und Entscheidungen visualisieren — Flowcharts wie BPMN 2.0 oder EPKs.
- Zusammenhänge dokumentieren — SIPOC oder Turtle Charts.
Wenn mein Ziel klar ist, dann weiß ich, welche Methodik für die Prozessdokumentation am besten passt. Oft ist die Kombination verschiedener Methoden hilfreich. Ein Unternehmen, das primär Schnittstellen und Lieferantenbeziehungen klären will, greift eher zu SIPOC oder Turtle Charts, während ein Team mit Fokus auf Verantwortlichkeiten besser mit RACI startet.
Fazit
Prozessmanagerinnen und Prozessmanager müssen sich zunächst über das Ziel einer Prozessdokumentation Gedanken machen. Erst danach die Methode wählen und dann mit dem Team die Dokumentation durchführen. Eine „One-Fits-All"-Methodik, wie sie oft bei BPMN 2.0 angenommen wird, ist nur teilweise ausreichend. Der Weg zum Ziel führt in der Regel an mehreren Methoden und Werkzeugen vorbei. Wer diesen Dreischritt aus Ziel, Methode und Team-Workshop konsequent einhält — also BPM mit Zielen ernst nimmt — vermeidet die häufigsten Stolperfallen der Prozessdokumentation und baut ein Fundament, das sich langfristig auch automatisieren oder auditieren lässt.
Du weißt jetzt, welche Methode zu deinem Ziel passt. Wie du alle diese Methoden in einem Tool kombinierst, zeigen wir dir gern in einer persönlichen Demo.